Revisionen - vad är det revisorn kollar i bostadsrättsföreningen?

Årsrevisionen är ett ganska omfattande arbete. Revisorn…

• Granskar föreningens processer, rutiner och interna kontroll.

• Kontrollerar att lagstiftning och regelverk kring redovisning, skatter och avgifter följts.

• Granskar föreningens verifikationer (översiktligt, samt stickprov).

• Granskar bokslutet samt utför revision av Årsredovisningen.

  • Kontrollerar att IB motsvarar föregående års UB i balansräkningen samt att omföring av föregående års resultatdisposition gjorts.

  • Kontrollerar att avskrivningar på fastighet, fastighetsförbättringar och inventarier gjorts enligt tillämpligt regelverk (normalt enl. K2) och med rätt avskrivningstid.

  • Kontrollerar om gjorda inköp och förbättringar är att betrakta som investeringar alt. driftskostnader.

  • Kontrollerar attestlistan.

  • Granskar uttag från föreningens bankkonton, avseende underlag för utbetalning, verksamhetsrelevans samt rätt attestering.

  • Stämmer av likvidkonto mot engagemangsbesked.

  • Kontrollerar bokförda skulder mot engagemangsbesked.

  • Kontrollerar leverantörsbetalningar avseende verksamhetsrelevans och rätt attestering.

  • Kontrollerar utbetalningar till förtroendevalda samt korrekt attestering.

  • Kontrollerar att ev. skatter och avgifter är betalda i rätt tid.

  • Kontrollerar kontoutdrag från Skatteverket.

  • Kontrollerar, i det fall föreningen är momsskyldig, att bokföring av moms gjorts rätt.

  • Kontrollerar att förslaget till resultatdisposition överensstämmer med stadgarna.

• Utför förvaltningsrevision, dvs. kontroll av styrelsens förvaltning, utifrån mötesprotokoll samt verkställande av beslut.

  • Granskar samtliga styrelseprotokoll för verksamhetsåret.

    • Kontrollerar ordning i samt numrering av protokoll, tillika att protokoll ej saknas.

    • Kontrollerar att styrelsens beslut formellt sett är riktiga och att styrelsen i besluten följt

-  bostadsrättslagen och förenlig lag

-  föreningens stadgar

-  instruktionerna från stämman.

• Kontrollerar att fattade beslut har verkställts.

• Granskar interna arvoden samt arvoden av väsentlighet.

• Kontrollerar att fastigheten är försäkrad.

• Kontrollerar att styrelsen har ansvarsförsäkring.

• Kontrollerar om underhållsplan finns samt att planen följts.

• Kontrollerar att föreningens rutiner följts vid ev. större upphandling eller avyttring, i enlighet med medlemmarnas intresse.

• Kontrollerar att revisors tillgång till Årsredovisning och årssammanställning följs i enlighet med stadgarna, så att granskningen kan utföras i god tid innan föreningsstämman.

En god underhållsplan och realistisk budget reducerar risken

Årsredovisning, kontrollpunkter och checklistor i all ära: de bästa verktygen för ekonomistyrning i en bostadsrättsförening är underhållsplanen och budgeten.

Kommersiella företag önskar i regel uppvisa ett positivt ekonomiskt resultat och gärna ett som är högre än tidigare.

I bostadsrättsföreningar förhåller det sig annorlunda: stabilitet är A och O. En BRF kan mycket väl uppvisa negativt ekonomiskt resultat såtillvida att det finns en god, hållbar, finansieringsplan.

En rättvisande BRF-revision förutsätter ingående kunskap och analyser. Regelverket K2, som det stora flertalet bostadsrättsföreningar använder, är inte riktigt anpassat för bostadsrättsekonomi och traditionell, enkel analys av Årsredovisning m.m.

Därför bör revisorn lägga extra vikt på att granska det bostadsrättsföreningsunika, såsom underhållsplan, budget och vilka interna strategier föreningen har för att kunna finansiera framtidens projekt.

Bostadsrättsföreningen ska tillhandahålla revisorn allt relevant material

Styrelsen och/eller den ekonomiska förvaltaren ska i god tid delge revisorn all efterfrågad information. 

Dokument och information som revisorn alltid behöver är:

• Samtliga protokoll (styrelseprotokoll, stämmoprotokoll, konstituerande mötesprotokoll) för verksamhetsåret. Dessa ska vara numrerade efter bokslutsperioden samt justerade/signerade.

• Bokslutsmaterial (kommer oftast från föreningens redovisningsbyrå / ekonomiska förvaltare).

• Utkast till årsredovisning samt förvaltningsberättelse.

• Föreningens aktuella stadgar.

• Väsentliga avtal.

• Försäkringar.

• Engagemangsbesked från alla banker/låneinstitut.

• Kontaktuppgifter till eventuell internrevisor.

Revisorns frågor till styrelsen

I samband med revisionen bör revisorn avkräva styrelsen ett antal svar.

Har styrelsen varit beslutsför?

• Under styrelsemöten, har styrelsen varit beslutsför vid alla beslut?

Det krävs att fler än hälften av ledamöterna varit närvarande. Om föreningens stadgar t.ex. föreskriver att ni ska vara minst 5 ledamöter i styrelsen, innebär detta att minst 3 personer måste närvara på varje möte för att styrelsen ska vara beslutsför.

Har styrelsen följt föreningens stadgar?

• Har styrelsen följt stadgarna i alla styrelsebeslut?

• Om inte, vad är motiveringen?

• Har föreningens stadgar reviderats under verksamhetsåret?

Översyn över stadgarna bör göras varje år och i förekommande fall revideras för att aldrig vara i konflikt med gällande bostadsrättslagstiftning m.fl. eller medlemmarnas intressen.

Har styrelsen tagit hänsyn till stämmodirektiv och agerat i medlemmarnas ekonomiska intresse?

• Har föreningen gjort investeringar utöver planerat underhåll?

  1. 1. • Har sådana investeringar i så fall röstats igenom av stämman dessförinnan?

• Vid ev. större upphandling eller avyttring: har föreningens rutiner följts, i enlighet med medlemmarnas intresse?

Har styrelsen varit potentiellt jävig?     

• Har någon styrelseledamot hamnat i jävssituation under verksamhetsåret?

  1. 1. • I så fall, hur har styrelsen hanterat jävssituationen?

Jäv i en bostadsrättsförening innebär att en beslutsfattare har personliga intressen som är i potentiell konflikt med föreningens intresse. Både styrelseledamot och föreningsmedlem kan hamna i jävssituationer, de mest uppenbara är vid förenings upphandling samt vid försäljning av förenings egendom.

Styrelseledamot får dock principiellt betecknas som jävig i alla frågor som rör avtal av ekonomisk karaktär mellan föreningen och

• personen ifråga

• personens företag, intressebolag e.d.

• personens närstående, dennes företag, intressebolag e.d.

• personen när denne direkt eller indirekt har ett ekonomiskt intresse som kan strida mot föreningens intresse.

En styrelseledamot som misstänker sig vara jävig i en fråga ska omedelbart informera styrelsen om detta, varpå övriga ledamöter avgör om ledamoten är jävig eller ej.

Person som bedöms jävig får inte medverka (och ska i regel lämna rummet) vid handläggningen, dvs. både vid förberedandet, diskussionen och beslutandet av ärendet.

Ett vanligt exempel på potentiellt sett allvarliga jävsförhållanden är mellan styrelseledamot och leverantör. Om sådant funnits, hur har styrelsen hanterat det? Har styrelsen t.ex. tagit in tre oberoende anbud (jfr. Upphandlingslagen)?

Har avskrivningarna gjorts korrekt?

• Har alla avskrivningar på fastighet, fastighetsförbättringar och inventarier gjorts enligt det regelverk som ska tillämpas (K2 eller K3)?

• Har rätt avskrivningstid valts?

Har styrelsen säkerställt att lagstadgade och rekommenderade försäkringar finns?

• Är fastigheten fullt försäkrad?

• Har styrelsen ansvarsförsäkring?

Har styrelsen fått styrelsearvoden och/eller andra förmåner?

• Har styrelsen erhållit arvoden under verksamhetsåret?

• Har styrelsen i så fall tagit ut arvoden utöver vad stämman beslutat att arvodet skulle vara under verksamhetsåret?

• Hur stort blev det totala arvodet till styrelsen samt eventuellt tillägg i form av sociala avgifter?

• Har styrelsen fått andra förmåner? (Det kan t.ex. handla om middag i anslutning till styrelsesammanträden.)

Förening som betalar en person mer än 1000 kronor under ett kalenderår ska registrera sig som arbetsgivare hos Skatteverket samt betala arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag. Det gäller även när styrelseledamot erhåller arvode.

Har underhåll gjorts enligt underhållsplan?

• Finns en underhållsplan för fastigheten?

• Har underhåll gjorts under verksamhetsåret?

• Vilket/vilka underhåll har i så fall gjorts? Vad är avslutat och vad är pågående?

• När underhållsplan finns, har uppföljning av verkligt utfall skett mot underhållsplanen?

• Om underhåll inte gjorts under verksamhetsåret: finns stödbudget för underhåll? Hur påverkas medlemsavgiften? (Planeras avgiftshöjning under den kommande bokslutsperioden?)

Har föreningen dolda tillgångar?

• Har föreningen några tillgångar som det inte redogörs för öppet i den ekonomiska redovisningen? Dolda tillgångar kan t.ex. vara föreningslokal, vindsutrymme eller andra ytor som skulle kunna säljas/omvandlas till bostadsrätt, hyresrätt eller lokal.

• Har försäljning av dold tillgång skett till ledamot eller närstående? Har i så fall tillgången marknadsvärderats av oberoende mäklare?

Rätt revisor kan ge bostadsrättsföreningen goda råd

Revisorns huvuduppgift är att objektivt granska årsredovisning, bokföring och styrelsens förvaltning. Att revisorn även får vara rådgivare verkar man i många föreningar nästan glömma bort.

En BRF bör ha en revisor som både kan och vill ge föreningen goda råd. Det är därför lönt att välja en extern revisor som är expert på just bostadsrättsekonomi.

Erfarna BRF-revisorer kan ge er BRF smarta råd avseende finansiering, effektivisering och kostnadsreduktion av förvaltning m.m. och kan således ofta bidra till att förbättra föreningens drift och ekonomi.

Hur hittar man en revisor som kan göra bostadsrättsföreningen bättre?

Hur vaskar man bäst fram riktigt bra revisorskandidater?

Inför årsstämman:

Låt valberedningen hitta goda kandidater till ny revisor - sådana som inte bara är duktiga på ekonomi i allmänhet utan som verkligen kan just BRF-ekonomi. 

Gör en utvärdering av kandidaterna på lik linje med utvärderingen av den revisor ni har i dag.

• Kolla upp varje aktuell revisionsbyrå - vad är det som motiverar att respektive är expert på just BRF-revision?

• Hur många bostadsrättsföreningar har revisionsbyrån som kunder?

• Ta kundreferenser. Förhör er inte bara med referenser som byrån lämnar när ni frågar, utan kontakta även andra av byråns kunder. Ställ även frågor om hur revisorn fungerat som rådgivare!

• Hör även med er ekonomiska förvaltare om de känner till revisorn och vad deras intryck är. Tänk dock på att revisorn ofta påpekar fel som ekonomiförvaltaren gjort vilket kan vara känsligt. Att revisorn är lätt att samarbeta med - oberoende av vilka som gjort fel - är hursomhelst viktigt. Ekonomihanteringen, ekonomistyrningen och ekonomikontrollen är ändå ett "lagspel" där förening, förvaltare och revisor spelar på samma lag för att allt inte bara ska vara rätt, utan så bra som möjligt.

• Hur framstår revisorerna som ställer som kandidater när ni söker upp dem? 

• Är de lätta att nå? Kan de sina saker på rak arm? Är de frikostiga med råd och tips?

• Ställ gärna varje person kluriga frågor! 

Ändra stadgar i bostadsrättsförening

Vissa ändrade förhållanden, behov och/eller krav i en bostadsrättsförening, såsom ändrade föreningskrav avseende revisor(er) och suppleant(er), förutsätter att stadgarna ändras. 

Om föreningens befintliga stadgar skiljer sig från Föreningslagens och Bostadsrättslagens krav på revisor, genom att föreskriva att föreningen skall ha auktoriserad eller godkänd revisor med revisorsexamen, så MÅSTE stadgarna ändras innan ni kan välja oss till revisor.

Föreningens stämma beslutar om ändring av stadgarna.

För att de nya stadgarna ska vara giltiga måste de registreras hos Bolagsverket (Verksamt.se).

Beslut om stadgeändring i bostadsrättsförening

1. Beslut om ändrade stadgar kan fattas vid endast EN föreningsstämma (ordinarie eller extra stämma) om samtliga röstberättigade önskar den föreslagna ändringen.

2. Om inte samtliga röstberättigade är överens om den föreslagna ändringen måste föreningen ha ytterligare en föreningsstämma kring ärendet.

a. Vid den andra stämman måste minst 2/3* av de röstande samtycka till den   föreslagna ändringen för att den ska bli giltig.

b. I annat fall har förslaget fallit.

* Större majoritet kan krävas om sådant krav inskrivits i stadgarna.

Mallar och exempel på stadgar och stämmoprotokoll finns på Bolagsverket, Bostadsrättsförening – blanketter och mallar.

Kallelse till stämman för ändring av stadgar

Vid förslag på ändring av stadgarna ska kallelse till ordinarie

eller extra föreningsstämma skickas ut senast fyra veckor och tidigast sex veckor innan stämman. (Kallelse får utgå senast två veckor före stämman om sådan kortare tidsfrist inskrivits i stadgarna).

Det väsentliga innehållet av förslaget till stadgeändring ska anges i kallelsen, i praktiken bör ordalydelsen i det nya stadgeförslaget bifogas kallelsen.

Kallelse till stämma nr 2 får inte utfärdas innan den första stämman hållits.

I kallelsen till den senare stämman ska beslutet som fattades av den första stämman framgå.

Protokoll från stämman vid ändring av stadgar

I protokollet från föreningsstämman ska det framgå vilken/vilka paragraf(er) i stadgarna som avses samt ny(a) ordalydelse(r).

Det ska även anges med vilken röstfördelning/majoritet beslutet avseendet stadgeändring tagits.

Om samtliga medlemmar närvarat vid stämman ska detta framgå.

Protokollet ska vara undertecknat av:

• stämmans ordförande

• protokollföraren

• justeringsperson.

Föreningens namn, samt datum och ort ska också framgå av protokollet.