BRA ATT VETA FÖR BRF-STYRELSEN
Revisorns roll och uppgift i bostadsrättsföreningen
Bostadsrättsföreningen måste ha revisor
En bostadsrättsförening ska enligt lag ha en eller flera revisorer.
Föreningens stadgar reglerar antalet
revisorer
revisorssuppleanter (krävs ej) samt
hur länge uppdraget ska gälla.
Revisorn i en BRF är förtroendevald
Uppdraget som revisor är ett förtroendeuppdrag. Det är föreningens medlemmar som bestämmer vem som ska vara revisor.
Revisorn gör en opartisk granskning av bostadsrättsföreningen
Revisorns/revisorernas uppdrag är att oberoende granska föreningen, enligt lagen och i medlemmarnas intresse.
Revisorns ska opartiskt och självständigt granska föreningens redovisning och rapporter samt hur styrelsen förvaltar föreningen. Revisorn granskar och bestyrker dokument från föreningen – hen ger en form av kvalitetsstämpel på verksamheten gentemot föreningens befintliga och framtida medlemmar, långivare och leverantörer.
Revisorn kontrollerar
ekonomin i föreningen (ekonomisk kontroll: årsredovisningen och räkenskaperna)
att styrelsen utför sitt uppdrag samt att teknisk förvaltning sköts tillfredsställande (förvaltningskontroll).
Vem kan vara revisor i en BRF?
Revisor i en BRF bör både ha generell ekonomisk kompetens och BRF-kompetens.
Revisor får inte vara jävig dvs. ha lojalitet till någon i styrelsen, därför är det bäst att välja en extern revisor.
Revisorn väljs på bostadsrättsföreningen stämma
Revisor(er) ska väljas på föreningsstämman fram till slutet av nästa ordinarie föreningsstämma.
Stämman kan dock när som helst byta revisor, vilket normalt sett kräver en extra stämma.
Bostadsrättsföreningar behöver inte auktoriserad revisor enligt lagen
Lagen ställer enbart i undantagsfall krav på att revisor har revisorsexamen, nämligen när minst två av följande villkor uppfylls för vart och ett av två senaste åren: a) fler än 50 anställda b) balansomslutning över 40M kr c) nettoomsättning över 80M kr (i sådant fall, men inte annars, behöver revisorn dessutom anmälas till Bolagsverket). I Sverige finns ingen bostadsrättsförening som är så stor att lagkravet på auktoriserad revisor uppfylls!
Ifall föreningens stadgar råkar föreskriva att föreningen ska ha auktoriserad revisor, behöver stadgarna uppdateras inför val av revisor med annan formell kompetens. Mall för stadgar finns på Bolagsverket.se.
Revisionen resulterar i en revisionsberättelse, dvs. en rapport över vad som har hänt i föreningen.
Revisorn har tystnadsplikt
Under förtroendeuppdraget får revisorn kunskap om föreningens verksamhet och ekonomi som ska behandlas konfidentiellt.
Läs mer på Bolagsverket.se
På Bolagsverket finns mycket viktig och matnyttig information för bostadsrättsföreningar, här är några direktlänkar:
Enbart stora föreningar måste registrera revisor hos Bolagsverket
Om stadgar, styrelse, ekonomisk plan m.m. i en bostadsrättsförening
Mallar för bostadsrättsförening finns också på Bolagsverket. Vi kan varmt rekommendera föreningen att använda dessa.
Konstituerande föreningsstämma
Ordinarie föreningsstämma - beslut om nya stadgar - första beslutet
Extra föreningsstämma - beslut om nya stadgar - andra beslutet
Extra föreningsstämma - beslut om nya stadgar - alla medlemmar närvarande
Extra föreningsstämma - beslut om likvidation - första beslutet
Extra föreningsstämma - beslut om likvidation - andra beslutet
Extra föreningsstämma - beslut om förenklad avveckling
Medgivande till registrering av företagsnamn:
Medgivande till registrering av företagsnamn - från företag
Medgivande till registrering av företagsnamn - från varumärkesinnehavare
Fullmakt för visst ärende
Fullmakt som gäller tills vidare
Revisionen - vad är det revisorn kollar i bostadsrättsföreningen?
Årsrevisionen är ett ganska omfattande arbete. Revisorn…
Granskar föreningens processer, rutiner och interna kontroll.
Kontrollerar att lagstiftning och regelverk kring redovisning, skatter och avgifter följts.
Granskar föreningens verifikationer (översiktligt, samt stickprov).
Granskar bokslutet samt utför revision av Årsredovisningen.
Kontrollerar att IB motsvarar föregående års UB i balansräkningen samt att omföring av föregående års resultatdisposition gjorts.
Kontrollerar att avskrivningar på fastighet, fastighetsförbättringar och inventarier gjorts enligt tillämpligt regelverk (normalt enl. K2) och med rätt avskrivningstid.
Kontrollerar om gjorda inköp och förbättringar är att betrakta som investeringar alt. driftskostnader.
Kontrollerar attestlistan.
Granskar uttag från föreningens bankkonton, avseende underlag för utbetalning, verksamhetsrelevans samt rätt attestering.
Stämmer av likvidkonto mot engagemangsbesked.
Kontrollerar bokförda skulder mot engagemangsbesked.
Kontrollerar leverantörsbetalningar avseende verksamhetsrelevans och rätt attestering.
Kontrollerar utbetalningar till förtroendevalda samt korrekt attestering.
Kontrollerar att ev. skatter och avgifter är betalda i rätt tid.
Kontrollerar kontoutdrag från Skatteverket.
Kontrollerar, i det fall föreningen är momsskyldig, att bokföring av moms gjorts rätt.
Kontrollerar att förslaget till resultatdisposition överensstämmer med stadgarna.
Utför förvaltningsrevision, dvs. kontroll av styrelsens förvaltning, utifrån mötesprotokoll samt verkställande av beslut.
Granskar samtliga styrelseprotokoll för verksamhetsåret.
Kontrollerar ordning i samt numrering av protokoll, tillika att protokoll ej saknas.
Kontrollerar att styrelsens beslut formellt sett är riktiga och att styrelsen i besluten följt
- bostadsrättslagen och förenlig lag
- föreningens stadgar
- instruktionerna från stämman.
Kontrollerar att fattade beslut har verkställts.
Granskar interna arvoden samt arvoden av väsentlighet.
Kontrollerar att fastigheten är försäkrad.
Kontrollerar att styrelsen har ansvarsförsäkring.
Kontrollerar om underhållsplan finns samt att planen följts.
Kontrollerar att föreningens rutiner följts vid ev. större upphandling eller avyttring, i enlighet med medlemmarnas intresse.
Kontrollerar att revisors tillgång till Årsredovisning och årssammanställning följs i enlighet med stadgarna, så att granskningen kan utföras i god tid innan föreningsstämman.
En god underhållsplan och realistisk budget reducerar risken
Årsredovisning, kontrollpunkter och checklistor i all ära: de bästa verktygen för ekonomistyrning i en bostadsrättsförening är underhållsplanen och budgeten.
Kommersiella företag önskar i regel uppvisa ett positivt ekonomiskt resultat och gärna ett som är högre än tidigare.
I bostadsrättsföreningar förhåller det sig annorlunda: stabilitet är A och O. En BRF kan mycket väl uppvisa negativt ekonomiskt resultat såtillvida att det finns en god, hållbar, finansieringsplan.
En rättvisande BRF-revision förutsätter ingående kunskap och analyser. Regelverket K2, som det stora flertalet bostadsrättsföreningar använder, är inte riktigt anpassat för bostadsrättsekonomi och traditionell, enkel analys av Årsredovisning m.m.
Därför bör revisorn lägga extra vikt på att granska det bostadsrättsföreningsunika, såsom underhållsplan, budget och vilka interna strategier föreningen har för att kunna finansiera framtidens projekt.
Bostadsrättsföreningen ska tillhandahålla revisorn allt relevant material
Styrelsen och/eller den ekonomiska förvaltaren ska i god tid delge revisorn all efterfrågad information.
Dokument och information som revisorn alltid behöver är:
Samtliga protokoll (styrelseprotokoll, stämmoprotokoll, konstituerande mötesprotokoll) för verksamhetsåret. Dessa ska vara numrerade efter bokslutsperioden samt justerade/signerade.
Bokslutsmaterial (kommer oftast från föreningens redovisningsbyrå / ekonomiska förvaltare).
Utkast till årsredovisning samt förvaltningsberättelse.
Föreningens aktuella stadgar.
Väsentliga avtal.
Försäkringar.
Engagemangsbesked från alla banker/låneinstitut.
Kontaktuppgifter till eventuell internrevisor.
Revisorns frågor till styrelsen
I samband med revisionen bör revisorn avkräva styrelsen ett antal svar.
Har styrelsen varit beslutsför?
Under styrelsemöten, har styrelsen varit beslutsför vid alla beslut?
Det krävs att fler än hälften av ledamöterna varit närvarande. Om föreningens stadgar t.ex. föreskriver att ni ska vara minst 5 ledamöter i styrelsen, innebär detta att minst 3 personer måste närvara på varje möte för att styrelsen ska vara beslutsför.
Har styrelsen följt föreningens stadgar?
Har styrelsen följt stadgarna i alla styrelsebeslut?
Om inte, vad är motiveringen?
Har föreningens stadgar reviderats under verksamhetsåret?
Översyn över stadgarna bör göras varje år och i förekommande fall revideras för att aldrig vara i konflikt med gällande bostadsrättslagstiftning m.fl. eller medlemmarnas intressen.
Har styrelsen tagit hänsyn till stämmodirektiv och agerat i medlemmarnas ekonomiska intresse?
Har föreningen gjort investeringar utöver planerat underhåll?
Har sådana investeringar i så fall röstats igenom av stämman dessförinnan?
Vid ev. större upphandling eller avyttring: har föreningens rutiner följts, i enlighet med medlemmarnas intresse?
Har styrelsen varit potentiellt jävig?
Har någon styrelseledamot hamnat i jävssituation under verksamhetsåret?
I så fall, hur har styrelsen hanterat jävssituationen?
Jäv i en bostadsrättsförening innebär att en beslutsfattare har personliga intressen som är i potentiell konflikt med föreningens intresse. Både styrelseledamot och föreningsmedlem kan hamna i jävssituationer, de mest uppenbara är vid förenings upphandling samt vid försäljning av förenings egendom.
Styrelseledamot får dock principiellt betecknas som jävig i alla frågor som rör avtal av ekonomisk karaktär mellan föreningen och
personen ifråga
personens företag, intressebolag e.d.
personens närstående, dennes företag, intressebolag e.d.
personen när denne direkt eller indirekt har ett ekonomiskt intresse som kan strida mot föreningens intresse.
En styrelseledamot som misstänker sig vara jävig i en fråga ska omedelbart informera styrelsen om detta, varpå övriga ledamöter avgör om ledamoten är jävig eller ej.
Person som bedöms jävig får inte medverka (och ska i regel lämna rummet) vid handläggningen, dvs. både vid förberedandet, diskussionen och beslutandet av ärendet.
Ett vanligt exempel på potentiellt sett allvarliga jävsförhållanden är mellan styrelseledamot och leverantör. Om sådant funnits, hur har styrelsen hanterat det? Har styrelsen t.ex. tagit in tre oberoende anbud (jfr. Upphandlingslagen)?
Har avskrivningarna gjorts korrekt?
Har alla avskrivningar på fastighet, fastighetsförbättringar och inventarier gjorts enligt det regelverk som ska tillämpas (K2 eller K3)?
Har rätt avskrivningstid valts?
Har styrelsen säkerställt att lagstadgade och rekommenderade försäkringar finns?
Är fastigheten fullt försäkrad?
Har styrelsen ansvarsförsäkring?
Har styrelsen fått styrelsearvoden och/eller andra förmåner?
Har styrelsen erhållit arvoden under verksamhetsåret?
Har styrelsen i så fall tagit ut arvoden utöver vad stämman beslutat att arvodet skulle vara under verksamhetsåret?
Hur stort blev det totala arvodet till styrelsen samt eventuellt tillägg i form av sociala avgifter?
Har styrelsen fått andra förmåner? (Det kan t.ex. handla om middag i anslutning till styrelsesammanträden.)
Förening som betalar en person mer än 1000 kronor under ett kalenderår ska registrera sig som arbetsgivare hos Skatteverket samt betala arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag. Det gäller även när styrelseledamot erhåller arvode.
Har underhåll gjorts enligt underhållsplan?
Finns en underhållsplan för fastigheten?
Har underhåll gjorts under verksamhetsåret?
Vilket/vilka underhåll har i så fall gjorts? Vad är avslutat och vad är pågående?
När underhållsplan finns, har uppföljning av verkligt utfall skett mot underhållsplanen?
Om underhåll inte gjorts under verksamhetsåret: finns stödbudget för underhåll? Hur påverkas medlemsavgiften? (Planeras avgiftshöjning under den kommande bokslutsperioden?)
Har föreningen dolda tillgångar?
Har föreningen några tillgångar som det inte redogörs för öppet i den ekonomiska redovisningen? Dolda tillgångar kan t.ex. vara föreningslokal, vindsutrymme eller andra ytor som skulle kunna säljas/omvandlas till bostadsrätt, hyresrätt eller lokal.
Har försäljning av dold tillgång skett till ledamot eller närstående? Har i så fall tillgången marknadsvärderats av oberoende mäklare?
Revisorns revisionsberättelse till bostadsrättsföreningen
Revisorn överlämnar sin revisionsberättelse för räkenskapsåret till föreningens stämma. Av revisionsberättelsen framgår huruvida revisorn anser årsredovisningen överensstämma med faktiska förhållanden eller ej samt om den ger en rättvis bild av föreningens ekonomiska ställning och resultat.
Revisionsberättelsens innehåll
En revisionsberättelse ska innehålla följande:
Föreningens namn samt organisationsnummer.
Vilken räkenskapsperiod som avses.
Utlåtande om gällande lagar som följts vid revisionen samt eventuella avvikelser eller tveksamheter (exv. möjliga övervärderade tillgångar).
Grövre fel ska påpekas (exv. sådana som kan medföra skadeståndsskyldighet).
Eventuella övriga upplysningar som revisorerna vill ge medlemmar och intressenter.
Eventuella anmärkningar som rör registrering av samt inbetalning av skatter och avgifter.
Rekommendation till årsstämman, att fastställa balans- och resultaträkningen eller inte.
Rekommendation till årsstämman, att fastställa styrelsens förslag till resultatdisposition eller inte.
Rekommendation till årsstämman att ge styrelsen ansvarsfrihet eller inte.
Ren eller oren revisionsberättelse?
En REN revisionsberättelse är en revisionsberättelse som inte innehåller några anmärkningar.
Innehåller revisionsberättelsen tydlig kritik av vad revisorn funnit vid revisionen kallas den en OREN revisionsberättelse.
När revisorn mottar utkast till årsredovisningen samt övrigt material från föreningen eller föreningens ekonomiska förvaltare så upptäcker hen ganska ofta mer eller mindre allvarliga felaktigheter. Föreningen/förvaltaren har då, såtillvida att felet inte är graverande, möjlighet att åtgärda det innan den slutliga årsredovisningen är klar att undertecknas. Därför blir revisionsberättelsen som oftast ren i slutändan.
Revisionspromemoria
I förekommande fall lämnas ett revisions-PM till styrelsen i vilket iakttagna förbättringsområden belyses samt förslag på åtgärd lämnas.
Rätt revisor kan ge bostadsrättsföreningen goda råd
Revisorns huvuduppgift är att objektivt granska årsredovisning, bokföring och styrelsens förvaltning. Att revisorn även får vara rådgivare verkar man i många föreningar nästan glömma bort.
En BRF bör ha en revisor som både kan och vill ge föreningen goda råd. Det är därför lönt att välja en extern revisor som är expert på just bostadsrättsekonomi.
Erfarna BRF-revisorer kan ge er BRF smarta råd avseende finansiering, effektivisering och kostnadsreduktion av förvaltning m.m. och kan således ofta bidra till att förbättra föreningens drift och ekonomi.
Hur hittar man en revisor som kan göra bostadsrättsföreningen bättre?
Hur vaskar man bäst fram riktigt bra revisorskandidater?
Inför årsstämman:
Låt valberedningen hitta goda kandidater till ny revisor - sådana som inte bara är duktiga på ekonomi i allmänhet utan som verkligen kan just BRF-ekonomi.
Gör en utvärdering av kandidaterna på lik linje med utvärderingen av den revisor ni har i dag.
Kolla upp varje aktuell revisionsbyrå - vad är det som motiverar att respektive är expert på just BRF-revision?
Hur många bostadsrättsföreningar har revisionsbyrån som kunder?
Ta kundreferenser. Förhör er inte bara med referenser som byrån lämnar när ni frågar, utan kontakta även andra av byråns kunder. Ställ även frågor om hur revisorn fungerat som rådgivare!
Hör även med er ekonomiska förvaltare om de känner till revisorn och vad deras intryck är. Tänk dock på att revisorn ofta påpekar fel som ekonomiförvaltaren gjort vilket kan vara känsligt. Att revisorn är lätt att samarbeta med - oberoende av vilka som gjort fel - är hursomhelst viktigt. Ekonomihanteringen, ekonomistyrningen och ekonomikontrollen är ändå ett "lagspel" där förening, förvaltare och revisor spelar på samma lag för att allt inte bara ska vara rätt, utan så bra som möjligt.
Hur framstår revisorerna som ställer som kandidater när ni söker upp dem?
Är de lätta att nå? Kan de sina saker på rak arm? Är de frikostiga med råd och tips?
Ställ gärna varje person kluriga frågor!
Vilken sorts revisor bör föreningen välja? Auktoriserad revisor eller erfaren Brf-revisor?
Föreningslagen och lagen om bostadsrättsföreningar ställer inte krav på att en BRF ska ha auktoriserad revisor.
Lagen förutsätter inte heller, av förklarliga skäl, att föreningen har godkänd revisor: den titeln togs bort 2013. Ändå har många BRF er inskrivet i sina stadgar att de ska ha sådan.
För eventuella föreningar - av större storlek än någon befintlig BRF i Sverige - görs ett undantag avseende revisorskravet: auktoriserad revisor skulle behövas i en BRF-bjässe som uppfyllt minst två av följande villkor: a) fler än 50 anställda b) balansomslutning över 40M kr c) nettoomsättning över 80M kr - för vart och ett av två senaste åren.
Trots att lagkrav inte finns har ganska många bostadsrättsföreningar (om än ständigt färre) i sina stadgar frivilligt inskrivet att revisorn ska vara auktoriserad eller godkänd (Sic!). Föreningarna har givetvis gjort så därför att de önskar en duktig och erfaren revisor.
En auktoriserad revisor har dokumenterad yrkesskicklighet. För medlemmarna i en BRF kan det kännas betryggande att ha en sådan. Men hur förnuftigt är det?
Den iögonfallande nackdelen med att ha en auktoriserad revisor är att arvodena för revision och rådgivning blir höga. Det känner man till i föreningarna.
Vad inte många reflekterat över är dock att auktoriserade revisorer i regel har ringa erfarenhet av att arbeta med bostadsrättsföreningar. Fast hur skulle de kunna bli erfarna? De jobbar ju nästan bara med aktiebolag:
I Sverige finns det:
ca 3.100 auktoriserade revisorer
nästan 630.000 aktiebolag
ca 30.400 bostadsrättsföreningar, varav ca 1.500 önskar auktoriserad revisor.
Medan en vanlig kundportfölj av aktiebolag för en auktoriserad revisor är ca 250 så får hen i genomsnitt revidera enbart 0,5 bostadsrättsförening per år.
Då är det inte lätt att bli BRF-expert.
Föga förvånande har erfarna revisorer som uteslutande arbetar med bostadsrättsföreningar sett hur flera auktoriserade revisorer behållit bolagsglasögonen på när de reviderat föreningar. Riktiga BRF-revisorer har följaktligen fått göra ett och annat för att optimera föreningens ekonomi när de tagit över arbetet efter en sådan auktoriserad revisor. Det har handlat om att föreningen tidigare fått betala onödigt hög skatt, att revisorn inte uppmärksammat styrelsen på att vald finansieringsform påverkat medlemmar negativt privatekonomiskt vid framtida realisation, samt rena felaktigheter.
Föreningar som är fullt nöjda med sin befintliga auktoriserade revisor, både med arbete och pris, bör inte ens överväga att byta revisor. Sådana revisorer växer inte på träd.
Föreningar som inte upplever att så är fallet är fria att välja en icke-auktoriserad revisor, även om det i vissa fall kräver att stadgarna uppdateras.
Om föreningen sedan ska välja en icke-auktoriserad revisor så är det givetvis avgörande att den som väljs både är kvalificerad för och erfaren avseende just BRF-revision. Allt fler föreningar väljer en extern, renodlad BRF-revisor – och får en riktig expert till ett långt fördelaktigare pris än för en auktoriserad revisor.
Ändra stadgar i bostadsrättsförening
Vissa ändrade förhållanden, behov och/eller krav i en bostadsrättsförening, såsom ändrade föreningskrav avseende revisor(er) och suppleant(er), förutsätter att stadgarna ändras.
Om föreningens befintliga stadgar skiljer sig från Föreningslagens och Bostadsrättslagens krav på revisor, genom att föreskriva att föreningen skall ha auktoriserad eller godkänd revisor med revisorsexamen, så MÅSTE stadgarna ändras innan ni kan välja oss till revisor.
Föreningens stämma beslutar om ändring av stadgarna.
För att de nya stadgarna ska vara giltiga måste de registreras hos Bolagsverket (Verksamt.se).
Beslut om stadgeändring i bostadsrättsförening
Beslut om ändrade stadgar kan fattas vid endast EN föreningsstämma (ordinarie eller extra stämma) om samtliga röstberättigade önskar den föreslagna ändringen.
Om inte samtliga röstberättigade är överens om den föreslagna ändringen måste föreningen ha ytterligare en föreningsstämma kring ärendet.
a. Vid den andra stämman måste minst 2/3* av de röstande samtycka till den föreslagna ändringen för att den ska bli giltig.
b. I annat fall har förslaget fallit.
* Större majoritet kan krävas om sådant krav inskrivits i stadgarna.
Mallar och exempel på stadgar och stämmoprotokoll finns på Bolagsverket, Bostadsrättsförening – blanketter och mallar.
Kallelse till stämman för ändring av stadgar
Vid förslag på ändring av stadgarna ska kallelse till ordinarie
eller extra föreningsstämma skickas ut senast fyra veckor och tidigast sex veckor innan stämman. (Kallelse får utgå senast två veckor före stämman om sådan kortare tidsfrist inskrivits i stadgarna).
Det väsentliga innehållet av förslaget till stadgeändring ska anges i kallelsen, i praktiken bör ordalydelsen i det nya stadgeförslaget bifogas kallelsen.
Kallelse till stämma nr 2 får inte utfärdas innan den första stämman hållits.
I kallelsen till den senare stämman ska beslutet som fattades av den första stämman framgå.
Protokoll från stämman vid ändring av stadgar
I protokollet från föreningsstämman ska det framgå vilken/vilka paragraf(er) i stadgarna som avses samt ny(a) ordalydelse(r).
Det ska även anges med vilken röstfördelning/majoritet beslutet avseendet stadgeändring tagits.
Om samtliga medlemmar närvarat vid stämman ska detta framgå.
Protokollet ska vara undertecknat av:
stämmans ordförande
protokollföraren
justeringsperson.
Föreningens namn, samt datum och ort ska också framgå av protokollet.